L’amélioration continue portée par le terrain
Toutes les entreprises, TPE, PME industrielles ou de services, sont convaincues que les démarches d’améliorations continues sont essentielles. Portées par le terrain, c’est là qu’elles prennent tout leur sens. Les outils ne résolvent pas les problèmes tout seuls mais ils viennent épauler cette démarche, surtout pour suivre et assurer qu’il y aura une réponse au problème.
Tableaux blancs : simples mais…
Prenons le cas de management visuel par tableaux blancs. Les supports physiques comme les tableaux blancs sont biens mais ils ne sont pas vivants. Ils ne se mettent pas à jour automatiquement, en particulier quand on considère les actions écrites dessus. Le fait de ne pas voir l’avancement facilement peut être une cause de démotivation des équipes (ou de réduction, limitation de l’intérêt). De plus, concrètement, pour que les actions avancent, il faut qu’elles soient en visibilité des acteurs qui vont les mener. Si elles sont limitées au tableau blanc, positionné dans l’atelier, les actions à réaliser sont peu visibles des acteurs (comme la maintenance, la logistique, les autres services support).
Dans la plupart des cas, on retrouve alors l’implication d’Excel : l’outil magique des entreprises. Mais dans ce cas, l’outil magique implique :
- De la recopie d’action sur tableau blanc vers Excel prend du temps, non productif (une vraie perte de productivité, théoriquement à éliminer !),
- Un empilement d’action dans un même fichier central que chacun doit aller vérifier, filtrer puis mettre à jour,
- La communication n’est pas idéale à travers un tableau Excel à nombreuses colonnes…
Le suivi d’action dans ce cas peut être optimisé par la centralisation et une gestion plus visuelle : ne voir que les actions qui nous concernent pour la réalisation la plupart du temps, pouvoir accéder aux actions qu’on a initié ou dans lesquelles on a été impliqué de manière plus épisodique et enfin, s’assurer que derrière, il y a un outil robuste, une vraie base de données qui enregistre et centralise.
Excel dans l’atelier pour suivre les actions : une bonne idée ?
Prenons maintenant le cas d’une digitalisation partiel, grâce à Excel dans l’atelier. Certaines entreprises mettent ce système en place et affichent lors des réunions le suivi sur Excel.
On part du principe que la gestion du fichier est optimale avec un Sharepoint opérationnel (et qu’il n’y a pas de risque à avoir plusieurs fichiers ouverts en même temps avec des lectures seules, comme lorsque Sharepoint n’est pas paramétré).
On évite les temps de recopie, par contre, on présente un outil complexe, qu’il faut filtrer au risque d’avoir laissé une “vieille” action en souffrance. J’adore Microsoft et leurs outils mais, je maintien qu’il y a un risque à empiler les actions dans ce fichier Excel, sujets aux changement de version et non adapté à gérer beaucoup de données. Dans ce cas, une centralisation simplifierait le tri et donnerai une image plus simple de l’amélioration continue, donc plus faisable et plus motivant de traiter les actions !
Un “vrai” outil ?
Prenons un dernier cas, celui où un outil a été installé. Pour qu’il fluidifie vraiment le traitement des actions, il faut qu’il soit :
- Simple à utiliser pour la saisie (comme Excel !)
- Visuel car il doit permettre de voir les actions à traiter à mon niveau rapidement, sans filtre
- Fiable car il doit garantir que les actions ne peuvent pas être mise comme terminé si ça n’est pas le cas et donc avoir un système de justification
- Accessible car il pourrait apporter un plus en permettant la saisie vocale.
En 4 points, nous avons décrit le fonctionnement des actions dans Sca-Flex, qui, en plus, se déploie techniquement en moins d’une heure et est proposé à un tarif inédit sur le marché…
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